AMMINISTRAZIONI

A partire dal 1° gennaio 2004 i Comuni, come le altre amministrazioni pubbliche, dovranno adottare un nuovo sistema di gestione del loro archivio, in linea con quanto stabilito dalla normativa, vale a dire:
- Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali, approvato con Decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 490, che all'art. 40 obbliga gli enti pubblici ad ordinare i propri archivi.
- Decreto del Presidente della Repubblica, Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa del 28 dicembre 2000, n. 445, che all'articolo 50 dispone che le pubbliche amministrazioni provvedano entro il 1º gennaio 2004 a realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi.
Tali adempimenti possono essere onerosi e impegnativi, soprattutto per i piccoli Comuni, poco attrezzati per affrontare tale situazione e talvolta oggetto di offerte di natura esclusivamente commerciale poco affidabili, perché non esiste - stante l'autonomia organizzativa riconosciuta ai Comuni dal vigente ordinamento giuridico - alcuna autorità in grado di imporre regole certe, a differenza di quanto avvenne nel 1897, quando il Ministero dell'interno diramò la circolare Astengo sulla gestione documentale.
Per tale motivo l'Amministrazione archivistica, facente capo al Ministero per i beni e le attività culturali, si è fatta carico di istituire con apposito decreto uno specifico Gruppo di lavoro nazionale, incaricato di formulare proposte e modelli per la gestione dell'archivio dei Comuni. Tale Gruppo, cui hanno partecipato attivamente anche tre rappresentanti padovani, ha predisposto alcuni materiali indispensabili per supportare il lavoro di gestione documentale dei Comuni.
Ha predisposto in particolare:
- il piano di classificazione (= titolario), previsto dal DPR 445/2000
- alcune linee guida per la stesura del Manuale di gestione, previsto dal DPCM 31 ottobre 2000
- una bozza di indice alfabetico del piano di classificazione.
Il Gruppo continuerà la sua attività, anche sulla scorta dei suggerimenti pervenuti dai Comuni, che intendono adottare in via sperimentale i materiali prodotti, e pertanto invita i Comuni a visitare il sito dell'ANCI (www.anci.it sotto la voce ARCHIVI COMUNALI), sul quale è possibile reperire notizie, informazioni e richiedere di sperimentare il Piano di classificazione.
Per ottenerlo basta compilare il modulo allegato e inviarlo a uno dei due coordinatori del Gruppo. Il piano di classificazione non è stato messo sul sito ANCI per evitare che qualcuno approfitti del lavoro svolto dal Gruppo gratuitamente e gratuitamente messo a disposizione dei Comuni. Inoltre la procedura di richiesta consente ai Comuni di mettersi in contatto sia con il Gruppo di lavoro sia con le strutture periferiche del Ministero, le Soprintendenze archivistiche, che sono in grado di fornire consulenza tecnica per la messa a punto dei nuovi sistemi di gestione documentale.
Comuni contigui potranno organizzarsi per richiedere al Gruppo una presentazione del Piano di classificazione specificamente dedicata a loro.
E' una occasione per tutti i Comuni che stanno affrontando notevoli e radicali trasformazioni, che investono sia la loro struttura che i loro rapporti con le altre Pubbliche Amministrazioni e con i cittadini. A partire dalle leggi Bassanini l'ondata che ha investito il lavoro degli Enti è stata inarrestabile ed ha sicuramente prodotto effetti benefici in termini di trasparenza e garanzia dell'azione amministrativa.
La recente normativa, conglobata nel D.P.R. 445/00 "testo unico sulla documentazione amministrativa" ha scoperto una risorsa fondamentale per garantire efficienza ed efficacia gestionale : quella della gestione informatica dei documenti e dei relativi flussi come risorsa strategica indispensabile al funzionamento di un Ente.
E' un percorso quasi obbligato, con tappe che porteranno a traguardo importante quale quello di creare un servizio archivistico, cioè un servizio di gestione dei flussi documentali e degli archivi come recita il D.P.R. 445/00, che sia il perno intorno al quale ruota l'attività di ogni Pubblica Amministrazione.
Questo percorso va vissuto come una futura risorsa e non come una pesante ed obbligatoria applicazione di legge.

giugno 2003